Что входит в понятие «сопроводительные документы» - Flm-Krym.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Что входит в понятие «сопроводительные документы»

Товарно-сопроводительные документы

Товарно-сопроводительные документы (ТСД) — документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения. ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. В зависимости от характеристик товара ТСД подразделяют на следующие виды: количественные, по качеству, расчетные и комплексные. Разновидности ТСД определяются назначением конкретных документов.

Количественные товарно-сопроводительные документы— технические документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Кроме размерных характеристик (масса, длина, объем и т. п.), в них обязательно содержатся сведения, идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся (наименование, при необходимости сорт, марка и т. п.). Информация о ценах также может содержаться в количественных ТСД, но она не является самоцелью. К количественным ТСД относятся отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора образцов. Некоторые из перечисленных документов (отвесы, заборные листы) имеют внутрихозяйственное назначение, другие служат приложением к накладным (упаковочные листы, спецификации), поэтому нет необходимости расширять в них перечень сведений о товаре — его изготовителе, дате выпуска и пр. Акты об установленном расхождении в количестве товаров составляют в тех случаях, когда фактическое количество товаров при приемке не совпадает с количеством, указанным в документах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Их составляют в присутствии материально ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и согласии — эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации. Коммерческий акт составляют при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов железнодорожного транспорта, представитель которых обязательно должен при этом присутствовать. Указанные документы предназначены для передачи поставщику сведений о количественных потерях товаров при транспортировании, обнаруженных при их приемке.

Товарно-сопроводительные документы по качеству — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о качестве товаров (образцов, товарных партий, каждого изделия). В эти документы включают не только сведения о качестве товаров, значениях показателей качества, градациях качества (стандартная, нестандартная, брак, отход), но и о наименованиях товаров, их изготовителях (поставщиках, отправителях), датах выработки (отгрузки), а также другие необходимые сведения. ТСД по качеству подразделяют на обязательные и необязательные. К первым относятся сертификаты соответствия и декларации соответствия по показателям безопасности для товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию удостоверения о качестве, если в стандартах предусмотрено их наличие. Обязательность сертификатов соответствия для указанной группы товаров (продукции) установлена Федеральным законом «О техническом регулировании», а также Правилами продажи отдельных видов товаров. Другие виды сертификатов — ветеринарный, фитосанитарный, а также сертификаты соответствия при добровольной сертификации не являются заменой обязательных ТСД. Лишь санитарно-эпидемиологическое заключение может стать обязательным документом для товаров, подлежащих проверке на безопасность, если для них предусмотрено проведение санитарно-эпидемиологической экспертизы без обязательной сертификации. Удостоверения о качестве предназначены для информации о градациях качества и идентифицирующих партию данных. Перечень сведений, которые должны содержать эти удостоверения, устанавливается в стандартах. Такие сведения включают: номер документа и дату его выдачи; регистрационный и учетный номера сертификата, срок его действия; номер партии для упакованной продукции; наименование и адрес отправителя; наименование и адрес получателя; наименование продукции и сорта (природного и/или товарного); номер партии; результаты определения качества по действующим стандартам; количество упаковочных единиц; массу брутто и нетто; номер и вид транспортного средства; обозначение действующего стандарта. Кроме того, для плодоовощной продукции в удостоверении по качеству указывают даты сбора, упаковывания и отгрузки, а также дату последней обработки ядохимикатами и их наименования (при доставке из хозяйств в магазины). Декларации соответствия — документы, удостоверяющие соответствие продукции требованиям технических регламентов. Декларация может быть составлена для товаров, которые не вошли в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации, а включены в Перечень продукции, подлежащей декларированию. Номенклатура и Перечень утверждаются постановлением Правительства РФ. Акты списания — это документы, предназначенные для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Обычно такие акты составляют на недоброкачественную продукцию, опасную для потребления. Кроме работников торговли, в их составлении должны принимать участие представители Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Акты списания являются основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания отходов как актируемых качественных потерь.

Расчетные ТСД — документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплате транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других издержек, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены. К расчетным ТСД относятся протокол согласования цен, счет-фактура, счет и иные документы о ценах. Основным назначением счетов является информация о цене и стоимости товара для его оплаты. Сведения о количестве товаров, упаковке также присутствуют, но они не являются основными. Счет-фактура является обязательным документом. Он выписывается поставщиком для документального сопровождения партий товара вместе с накладной и является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с оформлением платежного поручения. Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах (по упаковыванию, транспортированию, пересылке и т. п.).

Комплексные товарно-сопроводительные документы — это документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения. К комплексным ТСД относятся приходно-расходные, товарно-транспортные и железнодорожные накладные. Документы чаше всего используются при передаче товара от изготовителя продавцу (посреднику), а также от одного посредника к другому или органам транспорта. В приходно-расходной накладной содержится следующая основная информация: наименование и другие идентифицирующие признаки товара (сорт, артикул и т. п.), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость и спецналога) отпуска товара. Накладную подписывают материально ответственные лица, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями предприятий поставщика и получателя. Товарно-транспортная накладная (ТТН) — первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. Накладная имеет два раздела: товарный и транспортный. В товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар. К ним относятся: наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре (наименование, сорта, артикулы, количество мест, масса брутто, нетто и тары, вид упаковки, цена, сумма). Кроме того, могут быть указаны суммы НДС. Здесь же должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших его. Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименовании и адресе заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе (наименование, сорт, артикул, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма, на которую поставляется товар), а также о документах, следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест. Железнодорожная накладная — ТСД, оформляемый при отправке товара железнодорожным транспортом. По назначению и содержанию она аналогична товарно-транспортной накладной, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел этой накладной заполняется при перевозке и погрузочно-разгрузочных работах.

Товарно-сопроводительные документы: понятие, виды, назначение

Технические документы, содержащие информацию о товарах, подразделяют на следующие группы:

Ø Товарно-сопроводительные документы (ТСД)– документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения.

ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. ТСД в зависимости от характеристик товара подразделяют на виды:

Количественные ТСД – технические документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Кроме размерных характеристик (масса, длина, объем), в них обязательно содержится сведения, идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относится (наименование, при необходимости сорт, марка). Информация о ценах также может содержаться в количественных ТСД, но она не является самоцелью.

К количественным ТСД относятся заборные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора образцов. Некоторые из перечисленных ТСД (заборные листы) имеют внутрихозяйственное назначение, другие служат приложением к накладным (упаковочные листы, спецификация), поэтому нет необходимости расширять в них перечень сведений о товаре – его изготовителе, дате выпуска.

Акты об установленном расхождении в количестве товаров составляют в тех случаях, когда фактическое количество товаров при приемке не совпадает с количеством, указанном в документах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Составляют их в присутствии материально ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и согласии – эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.

Коммерческий акт составляют при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов железнодорожного транспорта, представитель которых обязательно должен присутствовать.

Читайте также:  Что может вылечить сода

Указанные документы предназначены для передачи поставщику сведений о количественных потерях товаров при транспортировании, обнаружении, при их приемке.

ТСД по качеству – документы, предназначенные для передачи и хранения информации о качестве товаров (образцов, товарных партий, каждого изделия). В эти ТСД включают не только сведения о качественных характеристиках товаров, их значениях, градациях качества (стандартная, нестандартная, брак, отходы), но и о наименованиях товаров, их изготовителях (поставщиках, отправителях), датах выработки (отгрузки), а также другие необходимые сведения.

Декларация соответствия – документы, документы, удостоверяющие соответствие продукции требованиям технических регламентов. Декларация может быть составлена для товаров, которые не вошли в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации, а включены в Перечень продукции, подлежащей декларированию.

Акты списания (АС) – это документы, предназначенные для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Кроме работников торговли, в их составлении должны принимать участие представители Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей. АС является основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания отходов как актируемых качественных потерь.

Расчетные ТСД – документы, предназначенные для документального оформления согласования о ценах, оплате транспортных расходов, совместном или одностороннем покрытии расходов, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены.

К расчетным ТСД относится протокол согласования цен, счет-фактура, счет.

Основным назначением счетов является информация о цене и стоимости товара для его оплаты. Сведения о количестве товаров, упаковке также присутствуют, но они не являются основными.

Счет-фактура является обязательным документом. Составляется и выписывается поставщиком для документального сопровождения партий товара вместе с накладной и является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с оформлением платежного поручения.

Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах (по упаковыванию, транспортированию, пересылке).

Комплексные ТСД – это документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения. К комплексным ТСД относится накладные: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные.

ТСД этого типа являются наиболее распространенным документом при передаче товара от изготовителя продавцу (посреднику), а также от одного посредника к другому или органам транспорта.

В приходно-расходной накладной содержится следующая основная информация: наименование и другие идентифицирующие признаки товара (сорт, артикул), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом налога на добавочную стоимость и спецналога) отпуска товара. Накладную подписывают материально ответственные лица, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями предприятий поставщика и получателя.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела:

товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар. К ним относятся: наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре (наименование, сорта, артикулы, количество места, масса брутто, нетто, тара, вид упаковки, цена, сумма). Кроме того, могут быть указаны суммы НДС и должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отступивших и принявших его.

транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименование и адрес заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе (наименование, сорт, артикул, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма на которую поставляется товар), а также о документах следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест.

Железнодорожная накладная (ЖН) – ТСД, оформляемый при отправке товара железнодорожным транспортом. По назначению и содержанию она аналогична товарно-транспортной накладной, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел ЖН заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-загрузочных работ.

Ø Эксплуатационные документы(ЭД) – документы, предназначенные для передачи и хранения информации о правилах эксплуатации сложнотехнических товаров.

Они рассчитаны на использование и обслуживание сложнотехнических товаров лицами, не прошедшими специальной подготовки. Если для использования их требуется специальная подготовка персонала, то в эксплуатационных документах должно быть соответствующее указание.

В ЭД могут содержаться сведения о размерных характеристиках (масса, габариты, напряжение или сила тока), необходимых для эксплуатации бытовой техники.

В отличие от ТСД, предназначенных в основном для продавцов, ЭД выступают как носители потребительской информации, хотя ее могут использовать и продавцы для создания потребительских предпочтений при консультировании покупателей и разъяснении им преимуществ потребительских свойств конкретных товаров, особенностей их эксплуатации.

Руководство по эксплуатации – эксплуатационный документ, предназначенный для обеспечения потребителя всеми сведениями, необходимыми для правильного использования и обслуживания изделия.

Руководство содержит описание конструкции изделия, принципы действия, сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использование, хранения) и технического обслуживания, а также основные параметры и характеристики, гарантированные предприятием-изготовителем. Описание работ и операций, проводимых при эксплуатации изделий, указывает в технологической последовательности порядок их выполнения. Руководство содержит следующие разделы: общие указания, технические данные, комплекс поставки, требования по технике безопасности, устройство изделия, подготовка к работе, порядок работы, техническое обслуживание, правила хранения, возможные неисправности и методы их устранения, свидетельства о приемке, гарантийные обязательства, цена, приложения.

Паспорт (ПС) – ЭД, удовлетворяющий гарантированные изготовителем основные параметры и характеристики изделия.

Паспорт содержит разделы: общие указания, технические данные, комплекс поставки, свидетельство о приемке, гарантийные обязательства, цена.

Этикетка (ЭТ) – ЭД, предназначенный для изложения основных показателей и сведений, требующихся для эксплуатации изделия.

В этикетках указывают: наименование изделия, обозначение его или индекс, технические данные, номер стандарта или технического условия, требованиям, которых соответствует изделие, сведения о приемке изделия отделом технического контроля (ОТК), сведения о качестве, цене, дату выпуска.

Эксплуатационные документы не относятся к обязательным, однако в ряде случаев их отсутствие связанно с риском нанесения вреда жизни, здоровья и имуществу потребителей, поэтому для потенциально опасных товаров ЭД следует внести в ряд обязательных ТСД.

Особую группу эксплуатационных документов составляют Паспорта безопасности вещества (материала), которые являются обязательной составной частью технической документаций на вещество (материал), отходы промышленного производства. Они предназначены для обеспечения потребителя достоверной информацией по безопасности промышленного применения, хранения, транспортирования и утилизации веществ и материалов, а также их использование в бытовых целях. Паспорт безопасности составляет и определяет ответственность за полноту доверенность информации в нем организация (лицо), изготовляющая и поставляющая вещество (материал) на рынок. Информация, необходимая для составления Паспорта, должна быть получена из источников, признанных компетентными в данной области.

|следующая лекция ==>
Экологические знаки, символизирующие экологическую чистоту товаров|ФЕНОЛЬНЫЕ СОЕДИНЕНИЯ С6-С1 И С6-С3 РЯДОВ

Дата добавления: 2019-02-07 ; просмотров: 5019 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Виды товаросопроводительных документов

Перевозка любого коммерческого груза требует наличия определенных товаросопроводительных документов. Их назначение заключается в идентификации товара и его свойств, а также задействованных в перевозке лиц и последующей оплате за доставку.

Комплект документов формируется под конкретную продукцию и может дополняться иными бумагами, касающимися ее особенностей. Также более широкий перечень составляется для международных перевозок.

Виды товаросопроводительных документов

Сопровождающие груз документы делятся на необходимые для следующих целей:

  1. для погрузки (транспортные);
  2. для оплаты (платежные);
  3. для перевозки (разрешительные).

Транспортные документы для погрузки

Груз может перевозиться на различном транспорте. Исходя из этого, документы делятся на применяемые при перевозках на автомобилях, поездах, судах и самолетах.

Для автоперевозок требуются:

1. Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т). Документ готовится отправителем груза в трех экземплярах и содержит в себе следующие данные:

  • название товара и его получателя;
  • количественные и весовые характеристики груза;
  • применяемый упаковочный материал;
  • выбранный вариант погрузки и разгрузки;
  • время начала и окончания погрузки.

2. Акт взвешивания автомобиля. Он не имеет утвержденной формы и заполняется по правилам, установленным для обычной документации, в трех экземплярах. Необходим для фиксирования перевозок и их оплаты.

3. Акт контрольной проверки правильности погрузки. Он также не имеет установленной формы. Является дополнением к ТТН и указывает, сколько товаров находится в автомобиле. Готовится в двух экземплярах.

Для доставки на поезде потребуются:

1. Транспортная железнодорожная накладная по установленным формам, выбор которых зависит от доставляемого груза и типа контейнера. Составляется в четырех экземплярах и фиксирует факт заключения договора на перевозку. В ней указывается следующее:

  • характеристики груза, в том числе его свойства, занимаемое число мест, количество единиц и весовые показатели;
  • данные пункта убытия, перевалки и прибытия;
  • реквизиты компании-перевозчика;
  • заявленная стоимость продукции;
  • информация о вагоне, в котором перевозится товар.

Накладная состоит из нескольких листов: непосредственно накладной, дорожной ведомости, корешка к ней и квитанции о приеме груза.

2. Пересылочная накладная. Выписывается получателем груза в одном экземпляре для отдельных типов товаров по специальным формам. Является подтверждением полной очистки вагона.

3. Опись на перевозку грузов. Оформляется по специальной форме в трех экземплярах. В документе отражаются данные железнодорожной накладной, сведения о месте убытия и прибытия, кто будет получать груз, сколько предметов перевозится и данные о них, в том числе их объявленная стоимость. Опись необходима, чтобы подтвердить перевозимое количество груза.

Читайте также:  Что такое однофазный гель

Авиаперевозка предполагает наличие следующих документов:

1. Грузовая авианакладная. Составляется в 8-12 экземплярах и отражает следующие сведения:

  • место вылета и маршрут следования;
  • данные о грузоотправителе и агенте перевозчика;
  • сведения о способах оплаты, продукции и ее расположении;
  • условия возврата товара;
  • сведения о штрафных санкциях.

Наличие накладной означает, что договор авиаперевозки заключен.

2. Грузовая ведомость. Необходима для таможенного оформления. Составляется перевозчиком в двух экземплярах и отражает данные о перевозимом на борту грузе. В ней указываются сведения о номере и месте отправления рейса, об авианакладных, о количестве, весе, виде и свойствах продукции, о местах разгрузки, а также наименование участников перевозки.

3. Почтово-грузовая ведомость. Оформляется в пяти экземплярах. Содержит информацию о месте, дате вылета и прилета, рейсе и продукции, ее количестве и характеристиках, а также реквизиты участников процесса перевозки.

Речным транспортом можно перевозить различные материалы.

В зависимости от типа груза выделяют:

1. Накладные для перевозки сухогрузов по установленной форме. Составляется в одном экземпляре и обязательна к предъявлению совместно с грузом в порту.

Содержит обязательные реквизиты:

  • порт убытия и прибытия;
  • адреса сторон перевозки;
  • наименование товара, его количество и вес;
  • способы погрузки и выгрузки;
  • отметки о пройденном расстоянии;
  • сведения о тарифе провозной платы и т.д.

В качестве дополнения оформляется перечень грузов по форме ГУ-1а. В нем отражается количество занимаемых грузом мест, во что он упакован, как называется, сколько весит и за какую плату провозится.

2. Накладная для грузов в универсальных контейнерах. Ее также оформляет в одном экземпляре отправитель. Выписывается на один или несколько контейнеров, следующих по одному адресу и к одному получателю груза.

3. Накладная для перевозки наливных грузов по форме ГУ-3. Выписывается отправителем в одном экземпляре и содержит сведения, аналогичные данным формы ГУ-2, за некоторыми исключениями, касающимися особенностей груза.

Для морских перевозок потребуется заполнить:

1. Морскую накладную в одном или нескольких экземплярах. В ней необходимо обязательно отразить сведения о времени и месте погрузки, перевозчике, отправителе груза и его получателе, характеристики и наименование груза, данные о его упаковке, сведения о выданных коносаментах.

Допускается отражать иную информацию по соглашению сторон. Данный документ подтверждает, что между сторонами заключен договор перевозки и груз принят для транспортировки.

2. Линейную накладную. Порядок оформления аналогичен морской накладной. Отличие в том, что применяется при линейных перевозках, когда имеется заранее известный маршрут с определенными остановками в нескольких портах.

Сопроводительные документы для осуществления расчетов

В процессе внутрироссийских перевозок основными финансовыми документами, сопровождающими груз в пути, являются счет или счет-фактура.

На их основании происходят взаиморасчеты между сторонами. Кроме того, они являются основанием для оприходования товара.

Счет-фактура оформляется по типовой форме № 141 с обязательным указанием следующих сведений:

  • данные об отправителе и получателе товара;
  • наименование и цена отдельной единицы товара и общая сумма.

Счет с аналогичным содержанием также становится основанием для перечисления денежных средств. Оформляется поставщиком по форме № 868.

Товаросопроводительные документы разрешительного характера

Некоторые товары нельзя перевозить в отсутствии различных сертификатов, лицензии и иных документов о качестве и безопасности изделий.

В зависимости от типа груза могут потребоваться следующие документы:

  1. Сертификат качества. Необходим для каждой новой партии товара в рамках одного перевозочного документа.
  2. Фитосанитарный сертификат. Сопровождает товары, которые проходят проверку на карантин при пересечении границы.
  3. Фумигационный сертификат. Выдается в отношении некоторых товаров, которым требуется обработка от вредителей.
  4. Гигиенический сертификат. Необходим на ряд товаров, которые могут навредить человеку при их использовании.
  5. Ветеринарный сертификат. Оформляется для перемещения животных, мяса и других продуктов его переработки.
  6. Сертификат на опасные грузы. Необходим для подтверждения упаковки продукции в соответствии с требованиями безопасности.

Все указанные бумаги оформляются в уполномоченных госорганах. Требования к ним содержатся в специально принятых правовых актах.

Дополнительные документы

Помимо основных товаросопроводительных документов, могут потребоваться и дополнительные. Это могут быть договор купли-продажи или договор на перевозку, документы о безопасности упаковки, документы на крупногабаритный груз, страховка и т.п.

Каждый случай перевозки уникален и требует индивидуального подхода к комплектации сопроводительной документацией.

Какие документы необходимы при международных перевозках?

При международных перевозках также потребуется комплект из транспортных, финансовых и разрешительных документов.

Для доставки любого товара необходимы:

  1. Инвойс. Оформляется на языке, понятном для сторон контракта. Содержит сведения о товаре, его весе и количестве, существенные условия поставки, реквизиты сторон. Является обязательным для предъявления на таможне и служит основным документом для оплаты.
  2. Упаковочный лист. Сопровождает груз в пути, обеспечивая его сохранность. В нем есть все данные о грузе, кроме цены.
  3. Документ о происхождении товара. Форма устанавливается страной, куда ввозится товар. Его наличие подтверждает место производства изделий.
  4. Коносамент. Подтверждает права собственности на груз. Применяется больше при морских перевозках, но встречается при доставке иным транспортом.

При перемещении груза на автомобиле потребуется международная автомобильная накладная (CMR), по воздуху — международная авиационная накладная (AWB), по железной дороге — международная железнодорожная накладная (RWB).

Что будет за отсутствие необходимых документов?

Нехватка основного или дополнительного сопроводительного документа может доставить много неприятностей всем участникам сделки:

  • задержка отправления груза;
  • дополнительные расходы за хранение груза, срочность оформления бумаг;
  • наложение административных штрафов;
  • потеря клиентов;
  • снижение репутации компании и др.

Обращение в нашу компанию убережет от ошибок и позволит собрать полный перечень документов под конкретный груз и выбранный маршрут его следования.

Группа компаний “Униконс”

Продвижение и реализация пищевых добавок, антисептиков и другой продукции НПО Альтернатива.

“Бесплатные образцы”

Комплексные пищевые добавки “Униконс”.

Для всех отраслей пищевой промышленности!

“Петритест”

Микробиологические экспресс-тесты. Первые результаты уже через 4 часа.

3.4.4. Сопроводительная документация к транспортировке, приемке и хранению продовольственного сырья, продуктов питания и кулинарной продукции

Все сопроводительные документы на перевозку груза можно раз­делить на три крупные группы.

Транспортные. В эту группу входит достаточно большое ко­личество разнообразных бумаг. В них содержатся сведения, во-первых, о виде ТС, которое используется. К примеру, это может быть автомобильный, воздушный, железнодорожный транспорт. Сопроводительные документы на перевозку груза содержат отметки о пересечении границы, условия оплаты, передачи товаров.

Финансовые. Такие сопроводительные документы на товар со­держат полное описание и стоимость продукции, общее коли­чество, вместимость по каждому товарному месту.

Разрешительные. В эту группу входят сопроводительные до­кументы на товар по качеству, комплектации, упаковке. Такие бумаги тщательно проверяются таможенными органами.

Транспортная накладная. Она считается самым распространенным сопроводительным документом на перевозку продукции. Алкогольные, табачные изделия, пищевые продукты, строительные материалы – это лишь небольшой перечень товаров, к которым прилагается накладная.

Форма и вид документа выбирается в зависимости от транспорт­ного средства. Как правило, оформляются накладные на перевозку на­земными видами ТС. Однако на практике используются специальные бланки для поставки груза воздушным, морским и железнодорожным транспортом.

Сопроводительный документ для транспортировки груза назем­ными видами ТС оформляется в трех экземплярах. Первый оставляет у себя отправитель, второй предназначен для получателя. Третий не­обходим непосредственному перевозчику.

Особенности документа. Накладная для торгового предприятия может являться приходным или расходным документом. Ее выпи­сывает материально ответственный сотрудник при отгрузке изделий со склада или принятии товара. В накладной должны присутствовать следующие сведения: Дата, номер выписки. Наименование отправителя и получателя (поставщика и покупателя). Название и краткое описание изделий. Количество товара (в единицах). Цена каждого вида продук­ции и общая стоимость с НДС.

Товарно-транспортная накладная. Этот сопроводительный доку­мент состоит из двух частей: транспортной и, соответственно, товарной. В зависимости от специфики поставляемой продукции поставщик мо­жет приложить дополнительные бумаги (рис. 3.12).

При перевозке груза ж/д транспортом оформляется железнодо­рожная накладная. К ней могут прилагаться упаковочные листы и сер­тификаты. В накладной при этом делается соответствующая отметка.

Счет-фактура. Она считается самым распространенным финан­совым сопроводительным документом. Счет-фактура формируется при большом перечне отгруженных товаров. Этот сопроводительный до­кумент для розничного торгового предприятия выступает в качестве приходной квитанции.

Рис. 3.12. Товарно-транспортная накладная

Он является основанием для оплаты поставки. Типовой формой документа является форма № 141. В счете-фактуре обязательно указы­ваются: наименования отправителя и получателя, название и полная стоимость каждой единицы продукции, итоговая сумма. Для оплаты поступивших изделий может использоваться счет с аналогичным содержанием. Он выписывается поставщиком по форме № 868.

При оприходовании на счете-фактуре (как и на любом другом со­проводительном документе) ставится штамп.

Сертификаты. Они оформляются контрольными госорганами. Для получения сертификата образец продукции передается для лабо­раторного анализа. Исследование также может проводиться непосред­ственно на предприятии.

В настоящее время используются сертификаты:

  • ветеринарные;
  • фумигационные;
  • фитосанитарные;
  • гигиенические.

Предприятиям, осуществляющим поставку опасных материалов, также необходимо иметь разрешение.

Читайте также:  Как заполнить почтовое уведомление

Зачастую приемку товаров материально ответственный сотрудник осуществляет за пределами склада покупателя. В таких случаях ему не­обходимо иметь при себе доверенность. Она подтверждает полномочия служащего.

Приемка товаров. Порядок оприходования изделий зависит от ме­ста, характера (по качеству, комплектности, количеству), степени соот­ветствия соглашения о поставке сведениям из сопроводительных доку­ментов. Приемка по количеству, качеству продукции предусматривает проверку фактического ее наличия и состояния. Полученные данные сверяются со сведениями расчетных или сопроводительных докумен­тов. Если они совпадают, то на бумагах ставится штамп принимающе­го предприятия, а материально ответственный сотрудник заверяет их подписью.

Предъявление претензий. При приемке продукции важно соблю­дать порядок и сроки. В случае их нарушения торговые предприятия теряют право предъявлять поставщикам претензии, связанные с ка­чеством или количеством товара. При несоответствии фактического наличия изделий или отклонениях но их качеству от параметров, уста­новленных договором либо содержащихся в сопроводительных доку­ментах, составляется акт. Он выступает в качестве юридического ос­нования для предъявления претензий поставщику. Составлением акта занимается специальная комиссия. В ее составе должен присутствовать материально ответственный сотрудник, представитель поставщика. Ес­ли последний отсутствует, то при согласии контрагента акт может со­ставляться в одностороннем порядке. В сопроводительном документе материально ответственное лицо делает соответствующую отметку. При закупке товара необходимо проверять наличие сертификата.

Возврат продукции. Как правило, поступивший на предприятие груз проверяется материально ответственным лицом. Однако во мно­гих организациях ежедневно принимается огромное количество раз­ных изделий. Соответственно, проверить их качество не всегда пред­ставляется возможным. В договоре между поставщиком и закупщиком должны оговариваться условия и порядок возврата (замены) товара, брак которого выявлен в ходе реализации. По общим правилам, при обнаружении недостатков изделий при их продаже, несоответствия стандарту или образцу, согласованному сторонами, некомплектности, возврат производится путем составления расходной накладной.

Приемка импортной продукции. Порядок ее осуществления, про­верки количества и качества поступивших изделий оговариваются в со­глашении с зарубежным контрагентом. Если правила не были закре­плены в договоре, необходимо руководствоваться действующими нор­мативными актами, утвержденными федеральными исполнительными органами. Приемка продукции в ненарушенной таре от зарубежного контрагента производится в том же порядке, что и от отечественного поставщика.

Учет документов. Сведения о первичных бумагах, оформляемых при оприходовании изделий, поступивших на склад, следует отражать в Журнале поступления продукции. В нем указываются основные рек­визиты приходного документа. В их числе:

  • наименование;
  • номер и дата;
  • краткая характеристика документа;
  • дата регистрации;
  • информация о поступившей продукции.

Документы, оформленные на приемку изделий, используются как основание для расчета с контрагентами. Сведения этих бумаг не могут пересматриваться после оприходования продукции. Исключение могут составлять случаи, когда выявлена естественная убыль при транспор­тировке. Оприходование продукции осуществляется в день завершения приемки по фактической сумме и количеству.

Сопроводительные документы на перевозку груза: образец, особенности оформления

При формировании плана поставок из одного региона в другой или за рубеж оформляются сопроводительные документы на перевозку груза. В них содержатся сведения о количестве материальных ценностей, информация об отправителе и получателе и другие важные данные. Рассмотрим далее основные сопроводительные документы на товар. Образцы бланков также будут приведены в статье.

Классификация

Все сопроводительные документы на перевозку груза можно разделить на 3 крупные группы:

  1. Транспортные. В эту группу входит достаточно большое количество разнообразных бумаг. В них содержатся сведения, во-первых, о виде ТС, которое используется. К примеру, это может быть автомобильный, воздушный, железнодорожный транспорт. Сопроводительные документы на перевозку груза содержат отметки о пересечении границы, условия оплаты, передачи товаров.
  2. Финансовые. Такие сопроводительные документы на товар содержат полное описание и стоимость продукции, общее количество, вместимость по каждому товарному месту.
  3. Разрешительные. В эту группу входят сопроводительные документы на товар по качеству, комплектации, упаковке. Такие бумаги тщательно проверяются таможенными органами.

Транспортная накладная

Она считается самым распространенным сопроводительным документом на перевозку продукции. Алкогольные, табачные изделия, пищевые продукты, строительные материалы – это лишь небольшой перечень товаров, к которым прилагается накладная.

Форма и вид документа выбирается в зависимости от транспортного средства. Как правило, оформляются накладные на перевозку наземными видами ТС. Однако на практике используются специальные бланки для поставки груза воздушным, морским и железнодорожным транспортом.

Сопроводительный документ для транспортировки груза наземными видами ТС оформляется в 3-х экземплярах. Первый оставляет у себя отправитель, второй предназначен для получателя. Третий необходим непосредственному перевозчику.

Особенности документа

Накладная для торгового предприятия может являться приходным или расходным документом. Ее выписывает материально ответственный сотрудник при отгрузке изделий со склада или принятии товара.

В накладной должны присутствовать следующие сведения:

  • Дата, номер выписки.
  • Наименование отправителя и получателя (поставщика и покупателя).
  • Название и краткое описание изделий.
  • Количество товара (в единицах).
  • Цена каждого вида продукции и общая стоимость с НДС.

Товарно-транспортная накладная

Этот сопроводительный документ состоит из 2-х частей: транспортной и, соответственно, товарной. В зависимости от специфики поставляемой продукции поставщик может приложить дополнительные бумаги.

При перевозке груза ж/д транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут прилагаться упаковочные листы и сертификаты. В накладной при этом делается соответствующая отметка.

Счет-фактура

Она считается самым распространенным финансовым сопроводительным документом. Счет-фактура формируется при большом перечне отгруженных товаров.

Этот сопроводительный документ для розничного торгового предприятия выступает в качестве приходной квитанции. Он является основанием для оплаты поставки. Типовой формой документа является ф. № 141.

В счете-фактуре обязательно указываются:

  • Наименования отправителя и получателя.
  • Название и полная стоимость каждой единицы продукции и итоговая сумма.

Для оплаты поступивших изделий может использоваться счет с аналогичным содержанием. Он выписывается поставщиком по ф. № 868.

При оприходовании на счет-фактуре (как и на любом другом сопроводительном документе) ставится штамп.

Сертификаты

Они оформляются контрольными госорганами. Для получения сертификата образец продукции передается для лабораторного анализа. Исследование также может проводиться непосредственно на предприятии.

В настоящее время используются сертификаты:

  • Ветеринарные.
  • Фумигационные.
  • Фитосанитарные.
  • Гигиенические.

Предприятиям, осуществляющим поставку опасных материалов, также необходимо иметь разрешение.

Нюанс

Зачастую приемку товаров материально-ответственный сотрудник осуществляет за пределами склада покупателя. В таких случаях ему необходимо иметь при себе доверенность. Она подтверждает полномочия служащего.

Приемка товаров

Порядок оприходования изделий зависит от:

  • Места.
  • Характера (по качеству, комплектности, количеству).
  • Степени соответствия соглашения о поставке сведениям из сопроводительных документов.

Приемка по количеству, качеству продукции предусматривает проверку фактического ее наличия и состояния. Полученные данные сверяются со сведениями расчетных или сопроводительных документов. Если они совпадают, то на бумагах ставится штамп принимающего предприятия, а материально-ответственный сотрудник заверяет их подписью.

Предъявление претензий

При приемке продукции важно соблюдать порядок и сроки. В случае их нарушения торговые предприятия теряют право предъявлять поставщикам претензии, связанные с качеством или количеством товара.

При несоответствии фактического наличия изделий или отклонениях по их качеству от параметров, установленных договором либо содержащихся в сопроводительных документах, составляется акт. Он выступает в качестве юридического основания для предъявления претензий поставщику.

Составлением акта занимается специальная комиссия. В ее составе должен присутствовать материально-ответственный сотрудник, представитель поставщика. Если последний отсутствует, то при согласии контрагента, акт может составляться в одностороннем порядке. В сопроводительном документе материально-ответственное лицо делает соответствующую отметку.

При закупке товара необходимо проверять наличие сертификата.

Возврат продукции

Как правило, поступивший на предприятие груз проверяется материально-ответственным лицом. Однако во многих организациях ежедневно принимается огромное количество разных изделий. Соответственно, проверить их качество не всегда представляется возможным. В договоре между поставщиком и закупщиком должны оговариваться условия и порядок возврата/замены товара, брак которого выявлен в ходе реализации.

По общим правилам, при обнаружении недостатков изделий при их продаже, несоответствия стандарту или образцу, согласованному сторонами, некомплектности, возврат производится путем составления расходной накладной.

Приемка импортной продукции

Порядок ее осуществления, проверки количества и качества поступивших изделий оговариваются в соглашении с зарубежным контрагентом. Если правила не были закреплены в договоре, необходимо руководствоваться действующими нормативными актами, утвержденными федеральными исполнительными органами.

Приемка продукции в ненарушенной таре от зарубежного контрагента производится в том же порядке, что и от отечественного поставщика.

Учет документов

Сведения о первичных бумагах, оформляемых при оприходовании изделий, поступивших на склад, следует отражать в Журнале поступления продукции. В нем указываются основные реквизиты приходного документа. В их числе:

  • Наименование.
  • Номер и дата.
  • Краткая характеристика документа.
  • Дата регистрации.
  • Информация о поступившей продукции.

Документы, оформленные на приемку изделий, используются как основание для расчета с контрагентами. Сведения этих бумаг не могут пересматриваться после оприходования продукции. Исключение могут составлять случаи, когда выявлена естественная убыль при транспортировке.

Оприходование продукции осуществляется в день завершения приемки по фактической сумме и количеству.

В заключение

Сопроводительная документация оформляется на все виды продукции, поставляемой от одного предприятия к другому. Даже если покупатель осуществляет самовывоз, они должны прилагаться к товару.

Особое внимание необходимо уделять разрешительным документам. В законодательстве предусмотрены перечни продукции, поставка и реализация которой без них запрещена. Это, в первую очередь, продукты животноводства, корма и пр.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector