Как упорядочить документы - Flm-Krym.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как упорядочить документы

Как систематизировать архивы документов на предприятии

Приведение документации к последовательному порядку называют систематизацией. Чтобы обеспечить качественное управление компанией, информация в архиве должна быть оперативно найдена и обработана. Архивы создаются в виде электронной или материальной базы данных, а также автоматизируются. Опишем основные правила и требования.

Распределение документов по системе подразумевает следующее:

  • определение метода систематизации;
  • анализ документации от определения в дело до архивации;
  • классификация номенклатуры дел;
  • библиографическое описание.

Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать здесь.

Методы систематизации

Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения — делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.

В классифицирование информации включено:

  • номенклатуру;
  • индексирование;
  • методики поиска, накопления;
  • способы доступа;
  • сортировку запросов;
  • способы предоставления.

Данные распределяются двумя основными способами:

  1. В свободном тексте документы.
  2. Структурированная информация.

Структурирование — это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.

Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы — записями. Собранные записи — это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.

Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).

Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:

  • Тематики. Тематическое распределение проводится по тематике пакетов документации.
  • Предмета. Предметное распределение делают в бумагах какой-нибудь одной определенной темы.
  • Авторства. Распределение по авторству подразумевает сортировку по имени одного автора, творческой группы (публикации, тезисы, сообщения, диссертации, доклады).
  • Номинала. Распределение по номиналу проводится для распорядительно-организационной документации одного вида: протоколов, соглашений, приказов, счетов, актов.
  • Хронологии. Определение хронологическое делают по времени создания документов и срокам их хранения (например, годичные балансовые отчеты).

Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.

Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности — до уничтожения.

Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.

Классификация по номенклатуре

Распределять информацию по номенклатуре можно по общим признакам, родству, то есть проводить типизацию. Примером простейшей номенклатурной классификации является группировка по комплексу предметов в «Дело». Всё же, систематизация архива — трудоемкий процесс, зато в дальнейшем такая организация существенно упростит работу, сделает делопроизводство элементарной процедурой.

Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:

Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.

Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).

По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).

По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное — до 10 лет; хранение долговременное — более 10 лет).

Документная классификация может выполняться сразу по нескольким признакам в разных сочетаниях, только с условием в обязательном порядке экспертного. Возьмем, к примеру, рубрику дела: «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах на предприятии в течение 2015 года», объединяющий в своем составе корреспондентский, экспертный, авторский признаки.

На практике номенклатура дел распределяется системным перечнем документов в организации, созданных в установленном порядке с обозначением сроков их архивации. Регистрация и архивирование — основополагающие факторы закрепления порядка при аккумулировании бумаг в процессе интенсивной деятельности.

Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов — это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.

В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:

  • классифицирует и группирует исполненные бумаги в дело;
  • систематизирует, индексирует дела и время архивирования;
  • служит главным элементом учета;
  • выступает как единственный элемент учета текущих дел, которые фиксируются документами в течение нескольких лет.

В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.

Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.

В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:

Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.

Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.

На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.

Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:

  • конкретный вид (отчеты, приказы);
  • вид (переписки, подборки, досье);
  • исполнитель, корреспондент, тематика;
  • дата селекции.

Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее — организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них — организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение — данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.

Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.

Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение — общественные структуры.

Деловая индексация

Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.

Индекс всегда состоит из комбинации арабских символов. Например, если это «12–65», то цифра 12 обозначает принадлежность дела к структурному подразделению №12, и оно занимает шестьдесят пятую позицию в номенклатуре.

По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:

  • Индекс дела.
  • Заголовки подразделов.
  • Количество томов.
  • Срок хранения.
  • Примечание (уничтожение, передача в архив).

Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.

На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.

Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.

Читайте также:  Как рассчитать отклонение

Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

  • Документы не разобраны за целый год
  • Документы хранятся не в одном месте
  • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

  • несколько папок с файлами,
  • три канцелярских папки с кольцами,
  • несколько скоросшивателей,
  • большая папка на замке для важных документов,
  • много файлов,
  • папки пластиковые разных цветов и размеров,
  • наклейки для идентификации,
  • один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

  • нежелательная почта – такой не было
  • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
  • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
  • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
  • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
  • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
  • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
  • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

  1. документы, которые я ношу всегда с собой
  2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
  3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1) Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2) Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3) Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Читайте также:  Как погасить судимость

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

Наводим порядок в бумагах: 8 идей

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос “куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!”, казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных “залежей” растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там. Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя. после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Как навести порядок? Пять шагов к порядку в личных документах

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Сегодня я хочу поделиться своим опытом упорядочивания документов личного хранения.
Для реализации предложенного алгоритма упорядочивания документов потребуется время. Думаю, большинству трудно будет полностью посвятить несколько дней (в зависимости от количества ваших бумаг) только решению одной задачи -приведению бумаг в порядок. Поэтому предлагаю на данный процесс выделить час или два ежедневно, и постепенно из груды бумаг выстроить свою систему хранения документов.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

Читайте также:  Как выбрать мужскую серебряную цепочку в подарок

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в статье «Меню недели. Личная система оптимизации времени и сил на кухне». Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Как навести порядок? Пять шагов к порядку в личных документах

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Сегодня я хочу поделиться своим опытом упорядочивания документов личного хранения.
Для реализации предложенного алгоритма упорядочивания документов потребуется время. Думаю, большинству трудно будет полностью посвятить несколько дней (в зависимости от количества ваших бумаг) только решению одной задачи -приведению бумаг в порядок. Поэтому предлагаю на данный процесс выделить час или два ежедневно, и постепенно из груды бумаг выстроить свою систему хранения документов.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в статье «Меню недели. Личная система оптимизации времени и сил на кухне». Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector